Bültenimize Abone Olun!
Ürün ve hizmetler hakkında bilgi ve güncellemeleri almak için e-posta bültenimize abone olun.
e-Defter ile Güvenli ve Yasal Dijital Arşiv
e-Defter uygulaması, defter kayıtlarınızı dijital ortama taşıyarak zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Akrosoft e-Defter sistemi yükleme ve arşivleme işlemleriniz için güvenli ve pratik çözüm sunar.
e-Defter Nedir ?
E-Defter, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak, elektronik ortamda oluşturulan ve saklanan yasal defterlerdir. E-Defter, kağıt ortamında tutulması zorunlu olan defterlerin, elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi ve gerektiğinde ibraz edilebilmesini sağlar.
e-Defter Kimler için zorunlu?
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan 561 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca, bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan mükellefler ile ihtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih eden mükellefler, 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır.
E-Defter Kullanımının Başlıca Faydaları
- Kağıt, Baskı ve Noter Tasdik Maliyetlerinden Tasarruf Yevmiye defteri ve büyük defter (defter-i kebir) artık elektronik ortamda hazırlanır. Noter tasdiki gerekmez, böylece yıllık defter onay masrafları ortadan kalkar.
- Kağıt, toner, dosyalama, arşivleme gibi fiziksel işlemlerden tamamen kurtulunur.
- Yasal Geçerlilik ve Güvenlik Elektronik defterler, mali mühür veya e-imza ile imzalanır. GİB sistemine gönderilen beratlar, defterin yasal geçerliliğini garanti altına alır. Değiştirilemez, silinemez formatta oluşturulduğu için veri bütünlüğü sağlanır.
- Kolay Arşivleme ve Erişim Fiziksel dosyalama gerekmediği için 10 yıl boyunca dijital arşivleme imkanı sunar. İstenilen defter kaydına saniyeler içinde ulaşılır. Denetim süreçlerinde defterler elektronik olarak hızlıca ibraz edilebilir.
- Hataların Azaltılması ve Otomasyon Otomatik defter üretimi ve berat oluşturma işlemleri sayesinde zaman kazandırır.
- Çevre Dostudur Kağıt kullanımını ortadan kaldırdığı için doğaya katkı sağlar, kurumsal sürdürülebilirlik hedeflerine destek olur
Bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler e-Defter uygulamasından yararlanabilir.
e-Defter uygulamasına yönelik usul ve esasları düzenleyen 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğin ilgili hükümlerinde, e-Defter tutma zorunluluğu bulunan kişiler şu şekilde sayılmıştır:
e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler – Zorunluluk kapsamına giren mükellef grupları 421 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin ilgili hükümlerinde detaylandırılmıştır
TTK 397/4 uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler
Yasal zorunluluk altında bulunan yukarıdaki kişiler dışında kalan; ancak 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yer alan şartları taşıyan gerçek ve/veya tüzel kişiler ise istedikleri takdirde e-Defter uygulamasına tercihen dahil olabilirler.
Defterlerini elektronik ortamda oluşturacak, kaydedecek, muhafaza ve ibraz edecek kişilerin mutlaka dikkat etmesi gereken birtakım hususlar mevcuttur. Bunlardan ilki, kağıt üzerinde tutulmakta olan defterlerini elektronik ortama taşıyanların fiziki defter tutmaya devam edemeyecek olmalarıdır. Yani e-Defter’e geçiş halinde fiziki defterlerin usulünce kapanış tasdiki gerekmektedir.
İkinci olarak, e-Defter başvurusunda bulunacak tüzel kişi mükelleflerin mali mühür; gerçek kişi mükelleflerin ise mali mühür veya nitelikli elektronik imza sahibi olmaları gerekmektedir. Zira e-Defter başvurusu dahil olmak üzere defter ve kayıtlara yönelik ispat şartı mali mühür, nitelikli elektronik imza veya zaman damgası ile güvence altına alınmıştır.
Bundan başka, defterlerini elektronik ortamda oluşturacak, kayıt ve ibraz edecek mükelleflerin, bu işlemleri gerçekleştirirken kullanacakları yazılımın Gelir İdaresi Başkanlığından uyumluluk onayı almış bir yazılım olması şarttır. Bu kapsamda, 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği kapsamında Gelir İdaresi Başkanlığından uyumluluk onayı alan yazılımların listesine bu link üzerinden ulaşılabilir.
e-Defter uygulamasının yukarıda sayılan kişi grupları için yasal bir yükümlülük olarak öngörülmesinin doğal sonucu olarak bu yükümlülüğe birtakım yasal sonuçlar bağlanmıştır.
Bu bağlamda, e-Defter uygulamasına geçmekle mükellef olduğu halde süresi içerisinde e-Defter’e geçmeyen mükellefler hakkında VUK’ta öngörülen cezai hükümlerin uygulanacağı hüküm altına alınmıştır.
Ayrıca uygulamaya geçmeyen ancak e-Defter haricinde defter tutmaya devam eden mükelleflerin e-Defter haricinde tuttukları defter ve kayıtlar da tutulmamış sayılmaktadır.
Düşük Maliyet
Fiziken defter tutmanın hem zaman ve personel hem de kırtasiye ve formalitelerden kaynaklı maliyetleri oldukça yüksektir. e-Defter uygulamasının sağladığı kolaylıklar neticesinde defterlerin tutulması için sarf edilen enerji ve zaman en aza indirilirken defterlerin kaydı ve muhafazası için harcanan kağıt ve fiziki arşiv alanından da tasarruf edilir.
Dahası, elektronik defterlerin birtakım şekil zorunluluklarından muaf olması nedeniyle noter tasdiki için ilave kaynak ayrılmasına gerek kalmaz.
Bu sayede, tasarruf edilen personel ve kaynaklar işletmenin diğer operasyonlarına aktarılarak etkinlik kazanımları elde edilirken doğayı korumak adına önemli bir adım atılmış olur.
Hızlı ve Doğru
Uygulamaya aktarılan kayıtların Gelir İdaresi Başkanlığından onaylı bir yazılım üzerinden uluslararası standartlara uygun formatta tutulması, mükelleflere ve uygulamaya katılan diğer kişilere hem pratiklik hem de standardizasyon kazanımlarını sağlar.
Fiziki defterlerdeki usulün aksine, defterler üzerinde uygulama aracılığıyla değişiklik yapmak ve gerektiği takdirde ilgili makamlara ibraz etmek son derece basit ve süratli hale gelir.
Ek olarak, işletmenin bilgi sistemine kaydedilen bilgilerin yeknesaklığı ve doğruluğu da bu sayede güvence altına alınır.
Güvenli
Dijital ortama taşınan kayıtlar mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edileceğinden güvenli bir ortamda saklanmış olur. Bu şekilde, defterlerde yapılacak değişiklikler ile ibraz süreçlerinin güvenliği de artırılır, zira bu tarz işlemlerin takibi elektronik kayıtlar üzerinden her an kolayca mümkün hale gelir.